Танымал тұлғалар уақытын қалай жоспарлаған?
☝🏻 Тарихта аты қалған әйгілі тұлғалар уақытын тиімді жоспарлаудың шебері болған. Бұл жоғары нәтижеге қол жеткізіп, замандастарынан озық болуға көмектесті. Ендеше, назарларыңызға әйгілі адамдардың уақытты тиімді жоспарлау әдістерін ұсынамыз.
🟢 Бенджамин Франклин әдісі
Американың негізін қалаушылардың бірі Бенджамин Франклин дұрыс жоспар қоя білуінің арқасында көптеген салада жетістікке жетті. Ол өз дәуірінде “Уақыт дегеніміз – ақша”, “Бүгінгі істі ертеңге қалдырма” деп көпшілікке кеңес берді. Бұл ойы әлі күнге дейін өзектілігін жоғалтпай келеді.
20 жасында Франклин уақытты тиімді пайдалануға арналған “Франклин пирамидасы” атты жүйені ойлап тапты. Оны “өнімділік пирамидасы” деп те атады.
✔️ Франклин пирамидасы:
Бір күндік жоспар
Қысқа мерзімді жоспар
Ұзақ мерзімді жоспар (бір жылдық жоспар)
▪️Бір күндік жоспар
Бір күндік жоспар – күнделікті іс-әрекеттерді нақты ұйымдастыру. Бұл деңгей адамның уақытын тиімді пайдалануға, әр сағатты бос өткізбеуге көмектеседі.
Мәселен:
• Күнді таңертеңнен бастап жоспарлау.
• Әр сағатқа нақты міндеттерді бөлу.
• Басымдықтарды белгілеу (ең маңызды істерді бірінші орындау).
• Кешкі уақытта күн нәтижесін талдап, жетістіктерді бағалау.
▪️ Қысқа мерзімді жоспар
Қысқа мерзімді жоспар – бірнеше апта немесе ай ішінде орындалуы тиіс міндеттерді қамтиды. Бұл деңгейде адам белгілі бір уақыт шеңберінде нақты нәтижеге жетуді көздейді.
• Белгілі бір уақытқа (апта немесе ай) арналған нақты мақсаттар қою.
• Жоспарды апталық және айлық кезеңдерге бөлу.
• Уақытында орындалмаған міндеттерді қайта қарау және реттеу.
Мысалы:
• Бір ай ішінде 10 кітап оқу.
• Аптасына 3 рет спортзалға бару.
• Белгілі бір дағдыны меңгеру (шет тілі, музыкалық аспап).
Қысқа мерзімді жоспар ұзақ мерзімді мақсаттарға жетуге негіз болады.
▪️ Ұзақ мерзімді жоспар (бір жылдық жоспар)
Ұзақ мерзімді жоспар – үлкен мақсаттар мен өмірлік армандарды жүзеге асырудың негізі. Бұл деңгейде адам жыл бойы жетуге тырысатын мақсаттарын белгілейді.
• Бір жылдық нақты мақсаттарды анықтау (мамандық, қаржы, денсаулық, жеке даму).
• Негізгі мақсаттарды орындау үшін жоспарды айлық және апталық кезеңдерге бөлу.
• Жыл бойы нәтижелерді бақылау және бағалау.
Танымал тұлғалардың уақытты тиімді басқару әдістері көптеген адамдарға үлгі болды. Міне, Бенджамин Франклиннің әдісі сияқты екі ерекше тәсіл:
🟢 Эйзенхауэр матрицасы
АҚШ президенті Дуайт Эйзенхауэр уақытты басқару және басымдықтарды анықтау үшін ерекше тәсіл ұсынған. Оның әдісі “Эйзенхауэр матрицасы” немесе “Маңызды және шұғыл матрица” деп те аталады.
Матрицаның құрылымы:
✔️ Тапсырмалар төрт санатқа бөлінеді:
• 1. Шұғыл және маңызды. Бұл санаттағы істерді дереу орындау керек (мысалы, жедел жобалар немесе шұғыл жағдайлар).
• 2. Маңызды, бірақ шұғыл емес. Бұл белгілі бір істі жоспарлап, кейін орындауға болатын тапсырма (мысалы, ұзақ мерзімді мақсаттарға жетуге қажетті әрекеттер).
• 3. Шұғыл, бірақ маңызды емес: Мұндай істерді басқа біреуге тапсыруға болады (мысалы, кейбір қоңыраулар немесе ұсақ-түйек тапсырмалар).
• 4. Шұғыл емес және маңызды емес: Бұл істерді мүлдем істемеген дұрыс (мысалы, уақытты босқа өткізетін әрекеттер).
Қалай қолдануға болады?
Күнделікті немесе апталық тапсырмаларды матрицаға бөліп, қайсысына басымдық беру керек екенін шешіңіз. Бұл әдіс уақытты тиімді пайдаланып, маңызды нәрселерге көбірек көңіл бөлуге көмектеседі.
🟢 Парето принципі (80/20 ережесі)
Италиялық экономист Вильфредо Парето ұсынған бұл әдіс өнімділікті арттырудың қарапайым, бірақ өте тиімді жолы болып саналады.
✔️ Принциптің мәні:
Парето принципіне сәйкес, нәтижелердің 80%-ы әрекеттердің 20%-ынан келеді. Басқаша айтқанда, ең маңызды әрекеттерге көңіл бөліп, артық жұмыстарды қысқарту керек.
▪️Қалай қолдануға болады?
1. Күнделікті немесе апталық міндеттерді тізімге жазып алыңыз.
2. Ең үлкен нәтиже беретін 20% тапсырмаларды анықтаңыз.
3. Уақыт пен күшті сол 20% маңызды істерге жұмсаңыз.
Мысалы:
• Егер сіздің жұмысыңызда 10 жоба болса, олардың тек 2-уі сізге 80% табыс әкелуі мүмкін. Сол жобаларға барынша назар аудару керек.
• Тіл үйренуде сөздердің 20%-ын меңгеру (негізгі сөздер) сіздің 80% сөйлеу қабілетіңізді қамтамасыз етеді.
